Как бухгалтерия меняется в цифровую эпоху

Еще несколько лет назад работа бухгалтерии была неразрывно связана с бумажными документами. Договоры, счета-фактуры, акты, накладные, отчеты и кадровые документы занимали шкафы и архивные комнаты. На поиск нужного документа могли уходить часы, а ошибки при ручной обработке документов приводили к штрафам и дополнительным затратам.

Сегодня ситуация кардинально изменилась. Современные компании активно переходят на электронный документооборот и автоматизированные системы учета. Одним из ключевых инструментов цифровизации бизнеса стала система Saby, которая помогает полностью отказаться от бумажного документооборота и перевести бухгалтерию в электронный формат.

Почему бумажная бухгалтерия перестала быть эффективной

Бумажные документы создают множество проблем для бизнеса:

• длительное согласование документов;
• затраты на печать и хранение;
• риск потери оригиналов;
• сложный поиск нужных документов;
• необходимость физической передачи бумаг между подразделениями;
• дополнительные расходы на архивирование.

При увеличении объема документов эти проблемы начинают существенно замедлять работу компании.

Saby позволяет устранить большинство подобных трудностей за счет полной цифровизации документооборота.

Что такое Saby для бухгалтерии

Saby — это экосистема цифровых сервисов для бизнеса, которая объединяет электронный документооборот, бухгалтерский учет, отчетность, кадровые процессы и взаимодействие с государственными органами.

С помощью системы бухгалтер может работать с документами полностью в электронном виде:

• отправлять и получать документы от контрагентов;
• подписывать документы электронной подписью;
• автоматически загружать документы в учетную систему;
• сдавать отчетность в контролирующие органы;
• вести кадровый документооборот;
• хранить документы в электронном архиве.

Все данные доступны из единого интерфейса, что значительно упрощает работу сотрудников.

Как Saby помогает отказаться от бумаги

Электронный документооборот

Основной шаг к отказу от бумаги — переход на ЭДО. Документы передаются между организациями в электронном формате и имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Бухгалтер получает документы мгновенно, без ожидания доставки курьером или почтой.

Электронная подпись

Документы подписываются квалифицированной электронной подписью, что исключает необходимость печати, подписи вручную и последующего сканирования.

Электронный архив

Все документы автоматически сохраняются в защищенном электронном архиве. При необходимости любой документ можно найти за несколько секунд по номеру, дате или контрагенту.

Автоматизация рутинных операций

Одна из главных задач современной бухгалтерии — сокращение ручного труда.

Saby автоматически выполняет множество операций:

• распознает входящие документы;
• заполняет реквизиты;
• сверяет данные контрагентов;
• контролирует статусы документов;
• напоминает о сроках отчетности;
• формирует необходимые отчеты.

Благодаря этому бухгалтер может сосредоточиться на анализе и контроле финансовых процессов, а не на механической обработке документов.

Преимущества перехода на Saby

Компании, внедрившие систему, получают ряд ощутимых преимуществ:

Снижение затрат

Отпадает необходимость:

• покупать бумагу;
• оплачивать печать документов;
• использовать услуги курьеров;
• арендовать архивные помещения.

Ускорение процессов

Документы передаются за считанные секунды, а согласование занимает минуты вместо нескольких дней.

Повышение безопасности

Электронные документы защищены от потери, повреждения и несанкционированного доступа.

Контроль и прозрачность

Руководство получает возможность отслеживать движение документов и контролировать выполнение задач в режиме реального времени.

Электронная отчетность без лишних действий

Еще одно важное преимущество Saby — возможность сдавать отчетность напрямую из системы.

Бухгалтер может отправлять отчеты в:

• ФНС;
• СФР;
• Росстат;
• ФСРАР;
• другие государственные органы.

Система автоматически проверяет документы перед отправкой и помогает избежать ошибок, которые могут привести к отказу в приеме отчетности.

Электронный архив вместо бумажных шкафов

Хранение документов остается обязанностью организации даже после завершения отчетного периода.

Saby позволяет организовать удобный электронный архив:

• быстрый поиск документов;
• централизованное хранение;
• разграничение прав доступа;
• резервное копирование данных;
• защита от утраты информации.

В результате компании освобождают офисное пространство и получают быстрый доступ к документам за любой период.

Кому подойдет переход на Saby

Использование Saby будет полезно:

• индивидуальным предпринимателям;
• малому бизнесу;
• средним компаниям;
• крупным холдингам;
• бухгалтерским аутсорсинговым компаниям;
• кадровым агентствам.

Особенно заметный эффект получают организации с большим документооборотом и большим количеством контрагентов.

Заключение

Переход на электронный документооборот давно перестал быть трендом и стал необходимостью для эффективного бизнеса. Saby помогает бухгалтерии отказаться от бумажных документов, автоматизировать рутинные процессы, ускорить обмен документами и повысить контроль над всеми финансовыми операциями.

Компании, которые внедряют цифровые инструменты уже сегодня, получают конкурентное преимущество, снижают расходы и значительно повышают эффективность работы бухгалтерии.